Tietosuojakäytäntö

Kouvolan Lakritsi Oy on sitoutunut noudattamaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (General Data Protection Regulation, GDPR), jota sovelletaan 25.5.2018 alkaen kaikissa EU:n jäsenmaissa.

 

REKISTERINPITÄJÄ

 

Kouvolan Lakritsi Oy
Y-tunnus: 0911055-6
Hietamäentie 6
45200 Kouvola
+358 5 321 3002

 

REKISTERIASIOITA HOITAVA HENKILÖ 

 

Virve Ekroth/Sanna Inkala
Kouvolan Lakritsi Oy
Puhelin +358 5 321 3002
Sähköposti myynti@kouvolanlakritsi.fi

 

REKISTERIN NIMI

 

Kouvolan Lakritsi Oy:n asiakasrekisteri

 

OIKEUSPERUSTE JA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

 

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on

-henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen)

-sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena

-laki

-rekisterinpitäjän oikeutettu etu (esim. asiakassuhde, työsuhde, jäsenyys)

 

Rekisterin käyttötarkoitus on Kouvolan Lakritsi Oy :n asiakasrekisterin ylläpitäminen sekä asiakkaiden tilausten arkistointi ja käsittely sekä asiakassuhteen hoitaminen. Rekisteriä käytetään myös kadonneiden pakettien seurantaan. Tietoja voidaan käyttää Kouvolan Lakritsi Oy:n toiminnan kehittämiseen, tilastollisiin tarkoitukseen ja henkilökohtaisemman kohdennetun sisällön tuottamiseen verkkopalveluissamme. Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain sallimissa ja edellyttämissä rajoissa. Rekisterin tietoja voidaan käyttää Kouvolan Lakritsi Oy:n omissa rekistereissä mainonnan kohdistamiseen luovuttamatta henkilötietoja ulkopuolisille tahoille.

 

Kouvolan Lakritsi Oy saattaa käyttää asiakas- ja palvelusuhteen ylläpitämiseen yhteistyökumppaneita. Osa rekisteritiedoista saatetaan siirtää yhteistyökumppanin palvelimille teknisten vaatimusten vuoksi.

 

Tuotteiden toimituksen yhteydessä asiakkaan tietoja voidaan luovuttaa toimituksesta vastaavalle kolmannelle osapuolelle (esimerkiksi Posti tai Matkahuolto), sama koskee myös verkkomaksujen välitystä (maksupalveluntarjoaja Paytrail Oyj.)

 

Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojen julkaiseminen ilmoittamalla siitä Kouvolan Lakritsi Oy:n asiakaspalveluun, sähköpostitse myynti@kouvolanlakritsi.fi.

 

REKISTERIN SISÄLTÄMÄT TIEDOT

 

Henkilörekisteri sisältää seuraavia tietoja:

Henkilön etu- ja sukunimi
Sähköpostiosoite
Postiosoite
Puhelinnumero
Tiedot käsitellyistä tilauksista
Tilausten Postin seurantatiedot

 

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

 

Rekisterin sisältämät tiedot perustuvat asiakkaan verkkopalveluun (www-lomakkeelle) itse syöttämiin tietoihin. Lisäksi tietoja saadaan asiakkaalta sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Asiakkaan pyynnöstä häntä koskeva henkilötieto voidaan poistaa Kouvolan Lakritsi Oy:n järjestelmistä.

Säilytämme henkilötietoja vain tarvittavan ajan, jotta voimme täyttää tässä selosteessa kuvatut käyttötarkoitukset. Osalle tietoa lainsäädäntö asettaa velvoitteita tiedon pidempiaikaiselle tallentamiselle, mm. seuraaviin tarkoituksiin:

-Kirjanpitolaki määrittelee tiedolle pidempiä säilytysaikoja riippumatta siitä, sisältääkö aineisto henkilötietoja tai ei.

-Riittävien varmuuskopioiden ottaminen tietokannoista ja järjestelmistä tietojen turvaamiseksi, virhetilanteiden korjaamiseksi ja tietoturvan sekä jatkuvuuden varmentamiseksi.

 

KUINKA TARKISTAMME JA KÄSITTELEMME ARVOSTELUT

 

Keräämme, hankimme, käsittelemme ja näytämme arvostelut verkkosivustollamme käyttämällä Looxia, joka on verkkopohjainen verkkoarvosteluita ja markkinointia tarjoava sovellus. Julkaisemme kaikki Looxilla kerätyt, sinne lähetetyt tai tuodut arvostelut.
Saatamme väliaikaisesti tai pysyvästi piilottaa tai poistaa julkaistuja arvosteluja, jos niiden katsotaan sisältävän laitonta puhetta, rivoa tai väkivaltaista kieltä tai olevan tekaistuja.

Lähetämme Looxin kautta automaattisesti arvostelupyyntöjä asiakkaille, jotka tietojemme mukaan ovat ostaneet tuotteita suoraan verkkosivustoltamme. Näin voimme varmistaa arvioijan luotettavuuden teknisin keinoin, kuten asiakkaan sähköpostiosoitteen perusteella. Arvostelut, jotka on lähetetty suoraan näiden pyyntöjen kautta, merkitään tekstillä ”Varmennettu osto”, ja seuraava lausunto näytetään arvostelun julkaisevassa liittymässä: ”Tämä arvostelu on saatu varmennetulta asiakkaalta, joka on ostanut tämän tuotteen”.

Jos asiakas lähettää arvostelun suoraan verkkosivustoltamme, arvostelua ei merkitä varmennetuksi, ja seuraava lausunto näytetään arvostelun julkaisevassa liittymässä: ”Tämän arvostelun on kirjoittanut sivustolla käynyt vierailija”. Arvosteluja voidaan myös tuoda Looxiin ulkoisesta lähteestä. Tuotujen arvostelujen kohdalla seuraava lausunto näytetään arvostelun julkaisevassa liittymässä: ”Tämä arvostelu on tuotu ulkoisesta lähteestä”.

Saatamme varmentaa suoraan verkkosivustoltamme lähetetyt sekä tuodut arvostelut käyttämällä kohtuullisia ja suhteutettuja menetelmiä, kuten pyytämällä pätevän todisteen siitä, että asiakas on todella käyttänyt tuotetta tai ostanut sen. Näissä tapauksissa, jos arvostelu merkitään tekstillä ”Varmennettu osto”, seuraava lausunto näytetään arvostelun julkaisevassa liittymässä: ”Kauppapaikan omistaja on merkinnyt tämän arvostelun varmennetuksi”.

Asiakkaat voivat arvioida tuotteita antamalla pisteitä 1–5. Arvostelujen keskiarvo lasketaan käyttämällä yksinkertaista matemaattista keskiarvoa, joka pyöristetään puolikkaaseen tai täyteen tähteen käyttämällä tavanomaisia pyöristyssääntöjä. Arvostelun keskimääräinen pistemäärä sisältää arvostelut, joista asiakkaat ovat saaneet alennuksia tuleviin ostoihin lisäämällä arvosteluun kuvan tai videon.

 

TIETOJEN LUOVUTUS JA TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

 

Asiakasrekisterin tiedot ovat ainoastaan Kouvolan Lakritsi Oy:n käytössä, paitsi Kouvolan Lakritsi Oy:n käyttäessä ulkoista palveluntarjoajaa joko lisäarvopalvelun tuottamiseen tai luottopäätöksen tueksi. Tietoja ei kuitenkaan luovuteta Kouvolan Lakritsi Oy:n ulkopuolelle tai sen yhteistyökumppaneiden omaan käyttöön, paitsi luottohakemukseen, perintään tai laskutukseen liittyvissä asioissa sekä lainsäädännön velvoittaessa. Esimerkiksi tilintarkastajalla on pääsy henkilötietoja sisältävään järjestelmään tarkastushetkellä.

 

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole Kouvolan Lakritsi Oy:n tai sen yhteistyökumppanin teknisen toteutuksen varmistamiseksi tarpeellista. Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä ellei lainsäädäntö, avoimet laskut tai perintätoimet estä tietojen poistamista.

 

REKISTERIN SUOJAUS

 

Rekisteriä ei luovuteta sivullisille. Rekisterin käyttöoikeus edellyttää Kouvolan Lakritsi Oy:n sisäisen verkon käyttäjäoikeuksia. Rekisteri sijaitsee Kouvolan Lakritsi Oy:n salasanasuojatulla palvelimella.

 

Kaikkea pääsyä henkilötietoon valvotaan hyvien käytäntöjen mukaisesti. Tiedot on suojattu teknisesti palomuurilla.

 

TARKASTUSOIKEUS JA OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA

 

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää sähköpostitse rekisterinpitäjälle osoitteeseen myynti@kouvolanlakritsi.fi. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä esimerkiksi sellaisissa tilanteissa, että pyyntö tulee eri sähköpostiosoitteesta kuin mikä Kouvolan Lakritsi Oy:n rekisterissä on merkitty henkilön sähköpostiosoitteeksi. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

 

MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET

 

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyyntö tulee lähettää sähköpostitse rekisterinpitäjälle osoitteeseen myynti@kouvolanlakritsi.fi. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä esimerkiksi sellaisissa tilanteissa, että pyyntö tulee eri sähköpostiosoitteesta kuin mikä Kouvolan Lakritsi Oy:n rekisterissä on merkitty henkilön sähköpostiosoitteeksi. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

 

TIETOSUOJASELOSTEEN MUUTOSOIKEUS

 

Palveluiden kehityksen ja lainsäädännön muutosten johdosta pidätämme oikeuden muuttaa tietosuojaselostetta. Merkittävistä muutoksista tietosuojaselosteeseen ilmoitetaan rekisteröityneille asiakkaille ehtojen päivityksen yhteydessä.

 

YHTEYSTIEDOT

 

Voit ottaa yhteyttä yksityisyyteen, tietojen käsittelyyn ja tietosuojaselosteeseen liittyvissä kysymyksissä sähköpostilla: myynti@kouvolanlakritsi.fi.